Come abbiamo giĂ avuto modo di sottolineare in un nostro precedente articolo, nel settore del VENDING è ormai prassi consolidata lâadozione delle telecamere di sicurezza e dei sistemi di videoregistrazione finalizzati alla tutela dei beni aziendali. Le pesanti sanzioni previste per gli inadempienti o per coloro che, per carenza di adeguate informazioni, non agiscono nel rispetto della norma, suggeriscono quindi un approfondimento che, per semplicitĂ di lettura, vogliamo produrre con una serie di domande/risposte.
Domanda: Quali sono le regole da rispettare per installare sistemi di videosorveglianza?
RISPOSTA: Lâinstallazione di sistemi di rilevazione delle immagini deve avvenire nel rispetto, oltre che della disciplina in materia di protezione dei dati personali, anche delle altre disposizioni dellâordinamento applicabili: ad esempio, le vigenti norme civili e penali sulle interferenze illecite nella vita privata o sul controllo a distanza dei lavoratori.
Va sottolineato, in particolare, che lâattivitĂ di videosorveglianza va effettuata nel rispetto del cosiddetto principio di minimizzazione dei dati riguardo alla scelta delle modalitĂ di ripresa e dislocazione e alla gestione delle varie fasi del trattamento. I dati trattati devono comunque essere pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalitĂ perseguite. Ă bene ricordare, inoltre, che il Comitato Europeo per la protezione dei dati (EDPB) ha adottato le âLinee guida 3/2019 sul trattamento dei dati personali attraverso dispositivi videoâ allo scopo di fornire indicazioni sullâapplicazione del Regolamento in relazione al trattamento di dati personali attraverso dispositivi video, inclusa la videosorveglianza.
Domanda: Occorre una autorizzazione da parte del Garante per installare le telecamere?
RISPOSTA: No, non è prevista alcuna autorizzazione da parte del Garante per installare tali sistemi. In base al principio di responsabilizzazione (art. 5, par. 2, del Regolamento), spetta al titolare del trattamento (unâazienda, una pubblica amministrazione, un professionista, un condominio, ecc.) valutare la liceitĂ e la proporzionalitĂ del trattamento, tenuto conto del contesto e delle finalitĂ dello stesso, nonchĂŠ del rischio per i diritti e le libertĂ delle persone fisiche. Il titolare del trattamento deve, altresĂŹ, valutare se sussistano i presupposti per effettuare una valutazione dâimpatto sulla protezione dei dati.
Domanda: Le persone che transitano nelle aree videosorvegliate devono essere informate della presenza delle telecamere?
RISPOSTA: SĂŹ, gli interessati devono sempre essere informati (ex art. 13 del Regolamento) che stanno per accedere in una zona videosorvegliata, a prescindere dal fatto che chi tratta i dati sia un soggetto pubblico o un soggetto privato.
Domanda: In che modo si fornisce lâinformativa agli interessati?
RISPOSTA: Lâinformativa può essere fornita utilizzando un modello semplificato (anche un semplice cartello (vedi modello a fondo pagina), che deve contenere, tra le altre informazioni, le indicazioni sul titolare del trattamento e sulla finalitĂ perseguita. Il modello può essere adattato a varie circostanze (presenza di piĂš telecamere, vastitĂ dellâarea oggetto di rilevamento o modalitĂ delle riprese). Lâinformativa va collocata prima di entrare nella zona sorvegliata. Non è necessario rivelare la precisa ubicazione della telecamera, purchĂŠ non vi siano dubbi su quali zone sono soggette a controllo e sia chiarito in modo inequivocabile il contesto della sorveglianza.
Lâinteressato deve poter capire quale zona sia coperta da una telecamera in modo da evitare la sorveglianza o adeguare il proprio comportamento, ove necessario. Lâinformativa deve rinviare a un testo completo contenente tutti gli elementi di cui allâart. 13 del Regolamento, indicando come e dove trovarlo (ad es. sul sito internet del titolare del trattamento o affisso in bacheche o locali dello stesso).
Domanda: Quali sono i tempi dellâeventuale conservazione delle immagini registrate?
RISPOSTA: Le immagini registrate non possono essere conservate piĂš a lungo di quanto necessario per le finalitĂ per le quali sono state acquisite (art. 5, paragrafo 1, lett. C ed E del Regolamento). In base al principio di responsabilizzazione (art. 5, paragrafo 2, del Regolamento), spetta al titolare del trattamento individuare i tempi di conservazione delle immagini, tenuto conto del contesto e delle finalitĂ , nonchĂŠ del rischio per i diritti e le libertĂ delle persone fisiche.
La conservazione dei dati, delle informazioni e delle immagini raccolte mediante lâuso di sistemi di videosorveglianza è limitata ai 7 giorni successivi alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione. In via generale, gli scopi legittimi della videosorveglianza sono spesso la sicurezza e la protezione del patrimonio, per cui solitamente è possibile individuare eventuali danni entro 1 o 2 giorni. Tenendo conto dei principi di minimizzazione e della limitazione della conservazione, i dati personali dovrebbero essere cancellati â nel caso in cui la videosorveglianza serva a rilevare atti vandalici â dopo pochi giorni, preferibilmente tramite meccanismi automatici. Quanto piĂš prolungato è il periodo di conservazione previsto (soprattutto se superiore a 72 ore), tanto piĂš argomentata deve essere lâanalisi riferita alla legittimitĂ dello scopo e alla necessitĂ della conservazione. La chiusura nei fine settimana o in periodi festivi piĂš lunghi potrebbe tuttavia giustificare un periodo di conservazione piĂš prolungato.
Domanda: Ă possibile prolungare i tempi di conservazione delle immagini?
RISPOSTA: In alcuni casi può essere necessario prolungare i tempi di conservazione delle immagini inizialmente fissati dal titolare o previsti dalla legge. Ad esempio, nel caso in cui tale prolungamento si renda necessario a dare seguito ad una specifica richiesta dellâautoritĂ giudiziaria o della polizia giudiziaria in relazione ad unâattivitĂ investigativa in corso.
Domanda: Quali sistemi di videosorveglianza necessitano di valutazione dâimpatto preventiva?
RISPOSTA: La valutazione dâimpatto preventiva è contemplata se il trattamento â quando preveda in particolare lâuso di nuove tecnologie, considerati la natura, lâoggetto, il contesto e le finalitĂ del trattamento â può presentare un rischio elevato per le persone fisiche (artt. 35 e 36 del Regolamento). Può essere il caso, ad esempio, dei sistemi integrati che collegano telecamere tra soggetti diversi, nonchĂŠ dei sistemi intelligenti capaci di analizzare le immagini ed elaborarle, ad esempio al fine di rilevare automaticamente comportamenti o eventi anomali, segnalarli ed eventualmente registrarli.
La valutazione dâimpatto sulla protezione dei dati è sempre richiesta, in particolare, in caso di sorveglianza sistematica su larga scala di una zona accessibile al pubblico (art. 35, par. 3, lett. c) del Regolamento) e negli altri casi indicati dal Garante.
Domanda: Si possono installare telecamere allâinterno degli istituti scolastici?
RISPOSTA: SĂŹ, ma lâeventuale installazione di sistemi di videosorveglianza presso le scuole deve garantire il diritto dello studente alla riservatezza. Può risultare ammissibile lâutilizzo di tali sistemi in casi di stretta indispensabilitĂ , al fine di tutelare lâedificio e i beni scolastici da atti vandalici, circoscrivendo le riprese alle sole aree interessate e segnalando la presenza degli impianti con cartelli.
Le telecamere che inquadrano lâinterno degli istituti possono essere attivate solo negli orari di chiusura, quindi non in coincidenza con lo svolgimento di attivitĂ scolastiche ed extrascolastiche. Se le riprese riguardano lâesterno della scuola, lâangolo visuale delle telecamere deve essere opportunamente delimitato.
Domanda: Il datore di lavoro può installare un sistema di videosorveglianza nelle sedi aziendali?
RISPOSTA: SĂŹ, esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, nel rispetto delle altre garanzie previste dalla normativa di settore in materia di installazione di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo (art. 4 della l. 300/1970).
Domanda: Lâinstallazione di sistemi di videosorveglianza può essere effettuata da persone fisiche per fini esclusivamente personali, atti a monitorare la proprietĂ privata?
RISPOSTA: SĂŹ. Nel caso di videosorveglianza privata, al fine di evitare di incorrere nel reato di interferenze illecite nella vita privata (art. 615-bis c.p.), lâangolo visuale delle riprese deve essere comunque limitato ai soli spazi di propria esclusiva pertinenza, escludendo ogni forma di ripresa, anche senza registrazione di immagini, relativa ad aree comuni (cortili, pianerottoli, scale, parti comuni delle autorimesse) ovvero a zone di pertinenza di soggetti terzi. Ă vietato altresĂŹ riprendere aree pubbliche o di pubblico passaggio.
Domanda: Quali sono le regole per installare un sistema di videosorveglianza condominiale?
RISPOSTA: Ă necessario in primo luogo che lâistallazione avvenga previa assemblea condominiale, con il consenso della maggioranza dei millesimi dei presenti (art. 1136 c.c.). Ă indispensabile, inoltre, che le telecamere siano segnalate con appositi cartelli e che le registrazioni vengano conservate per un periodo limitato. In ambito condominiale è comunque congruo ipotizzare un termine di conservazione delle immagini che non oltrepassi i 7 giorni.
Domanda: Si possono utilizzare telecamere di sorveglianza casalinghe c.d. smartcam?
RISPOSTA: SĂŹ, il trattamento dei dati personali, mediante lâuso di telecamere installate nella propria abitazione per finalitĂ esclusivamente personali di controllo e sicurezza, rientra tra quelli esclusi dallâambito di applicazione del Regolamento. In questi casi, i dipendenti o collaboratori eventualmente presenti devono essere comunque informati dal datore di lavoro. SarĂ necessario evitare il monitoraggio di ambienti che ledano la dignitĂ della persona (per esempio servizi igienici), proteggere adeguatamente i dati acquisiti con idonee misure di sicurezza, in particolare quando le telecamere sono connesse a internet, e non diffondere i dati raccolti.
Domanda: Si può utilizzare un sistema di videosorveglianza per trattare categorie particolari di dati?
RISPOSTA: Se le riprese video sono usate per ricavare categorie particolari di dati, il trattamento è consentito soltanto se risulta applicabile una delle eccezioni di cui allâart. 9 del Regolamento (per esempio un ospedale che installa una videocamera per monitorare le condizioni di salute di un paziente effettua un trattamento di categorie particolari di dati personali).
Ribadiamo quanto giĂ scritto in precedenza: ogniqualvolta si installa un sistema di videosorveglianza si dovrebbe prestare particolare attenzione al principio di minimizzazione dei dati. Pertanto, il titolare del trattamento deve, in ogni caso, sempre cercare di ridurre al minimo il rischio di acquisire filmati che rivelino altri dati a carattere sensibile, indipendentemente dalla finalitĂ . Il trattamento di categorie particolari di dati richiede una vigilanza rafforzata e continua su taluni obblighi, ad esempio un elevato livello di sicurezza e una valutazione dâimpatto sulla protezione dei dati, ove necessario (cfr. FAQ n. 7).
Domanda: Ci sono casi di videosorveglianza in cui non si applica la normativa in materia di protezione dati?
RISPOSTA: SĂŹ, la normativa in materia di protezione dati non si applica al trattamento di dati che non consentono di identificare le persone, direttamente o indirettamente, come nel caso delle riprese ad alta quota (effettuate, ad esempio, mediante lâuso di droni).
Non si applica, inoltre, nel caso di fotocamere false o spente, perchĂŠ non câè nessun trattamento di dati personali (fermo restando che, nel contesto lavorativo, trovano comunque applicazione le garanzie previste dallâart. 4 della l.300/1970), e nei casi di videocamere integrate in unâautomobile per fornire assistenza al parcheggio (se la videocamera è costrui-ta o regolata in modo tale da non raccogliere alcuna informazione relativa a una persona fisica, ad esempio targhe o informazioni che potrebbero identificare i passanti).
Bruno Scacchi
Tecnico della Prevenzione
Sicurezza Lavoro&Ambiente
